K＆Iパートナーズグループのビジネスウェルネス倶楽部「「横入り」指示に嘆く社員、驚く上司の苦悩」 どんなにシステムが整っても、目の前にいる部下に出す指示は「口頭」です。
仕事のスピード感が高速化しているので、人間の頭もキリキリ舞の状態になることも珍しくはありません。
どんなにシステムが整備されても、細かな気づきや修正は人間の仕事。
したがって、売り上げが伸びている会社ほど、現場はこの「気づき＆修正・補正」業務が増え、時間に追われることになります。
ある企業の部門別のプロジェクトマネジメント研修（管理職を除く）でタイムマネジメントの話をしていたときの出来事です。若手社員が「自分の部門は営業と営業サポートをすべて一人の担当で行っているので、上司からの修正指示がとても多く、タイムマネジメントを行う余力がありません」との発言。
さらに、「あくまでもタイムマネジメントというのは基本的な仕事の進め方に過ぎないですよね」というニュアンスの発言がありました。
「まぁ、だいぶお疲れモードですね。」と声をかけると、「はい、正直なところ、こなすだけで精一杯です」との回答。
詳しく説明をしてもらうと「上司からの横入り指示」が多いので、指示を受けるたびに頭を切り替える必要があるので、要領よく仕事を進めることが
できない、ということでした。
最近、この「横入り指示」に反応できない若手社員が増えています。誰でも経験しながら成長すると思えるようなことですが、そうはいかないのが今のご時世なのでしょうね。
「横入り指示」というのは、上司が近くにいる部下や担当社員に、上司の仕事の時間軸の中で、指示を出すことです。ごく普通のことに見えるのですが、システムが整備されていない時代に何でも自分の頭と時間で勝負していた世代とは異なり、若い世代は「1つの仕事を質の高い仕事にする」ことを第一に考える傾向にあります。
つまり、Aの仕事をしながらBの指示の優先順位を考え、仕事の段取りを変える、という工程が苦手なのです。
時には、Ａの仕事を停めて、Ｂの指示を優先するとなると、頭の切り換えが2度必要になり、そこまでのＡの情報を復習する時間も必要になります。それが無駄ではないのか、という考え方があるということです。
なるほど・・・です。
脳の機能を考えれば、確かにその通りかもしれません。ですが、「横入り指示はその時にしているAの仕事の根幹に影響することかもしれないのです。
そう説明をしながら、「横入り指示はあって当たり前」という理解をすること、
そのための「優先順位マトリクスの定義づけ」について説明しました。
若者たちは「集中した仕事をしたい」と口走ります。思わず、「どうして、集中することだけが優先されるの？どうして？」と訊きたくなります。
「ボーっと生きてんじゃねえよ！（チコちゃん5歳）」と叱られるかもと言いつつ、苦笑い。
研修後、上司のみなさんにこの話をすると「まぁ、わかりますよ。嫌そうな顔をしていますから」という感想。
そうでしょうとも、そうでしょうとも。よくわかりますよ、私も同じ思いをしていますから。と一緒にぶつぶつ、共感。（笑）
「ですが、このままでよいのですか？」と質問すると、「仕方がありません。
そうしなければミスだらけになりますから」と一斉に回答。
そこで、当方から「横入りをしなければいいのですよ。横入りではなく、予定通りのチェック＆フォローにすればよいだけです」とアドバイス。
つまり、「横入り」時期を最初から、部下とスケジュール共有しておくということです。
したがって、「今すぐでなくともよいこと」は、そのスケジュールに合わせて、指示を出さずに待つ、ということが必要です。
「とは言っても、自分の立場だとかなり忙しいので」との定番回答。そこで一言、「その定番、変えませんか？」と。「上司のみなさんの意識変革は、いつでもスタートできます」とさらに一言。
後日、その上司メンバーの方から、「まずは共有スケジュールを組んでみました。部下が段取りよく、その時間を調整している様子も見受けられ、こちらが先に変わらなければと感じた次第です」というメールをいただきました。
「何よりですね。今度、お時間があるときに優先順位マトリクスの定義について、考えてみませんか？」とご提案しました。
まずは、上司が変われば、組織は変わる、ですね。次回はこの「優先順位マトリクスの定義」についての続きをご紹介します。
この「定義」の考え方はセルフリーダーシップの中でもとても大切です。
11月9日開催 セルフリーダーシップ講座（無料）にぜひお越しください。
